13 Cách Để Nâng Cao Kỹ Năng Giao Tiếp Của Bạn Tại Nơi Làm Việc

Một người tìm việc làm cần phải hiểu, ngoài việc phải có tay nghề trong công việc để được thăng tiến trong sự nghiệp thì bạn cũng cần phải biết cách giao tiếp hiệu quả với mọi người. Đó là lý do tại sao việc tìm hiểu cách để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn tại nơi làm việc là rất quan trọng. Bạn có thể đã nghe các đồng nghiệp nói rằng họ thích làm việc cùng với một người mà họ hòa hợp tốt thay vì một người nào đó khó gần gũi. Vì vậy, nếu bạn muốn học cách giao tiếp tốt hơn tại nơi làm việc, đặc biệt nếu bạn là người giám sát, bạn nên cố gắng học cách lắng nghe và sự chú tâm dành cho họ nếu bạn muốn nhân viên hoặc đồng nghiệp của mình cảm thấy họ có thể thảo luận bất cứ điều gì với bạn. Cho dù bạn là người đang tìm việc làm, vừa mới bắt đầu sự nghiệp hoặc muốn học cách làm tốt hơn trong công việc của mình, dưới đây là 13 cách giúp tăng kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc.

  1. Học cách lắng nghe

Một trong những cách tốt nhất để giao tiếp tốt hơn tại nơi làm việc đơn giản là học cách lắng nghe khi những người khác nói. Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp điều đầu tiên bạn phải giỏi là việc lắng nghe. Điều này nghe có vẻ dễ dàng nhưng bạn không thể là người giao tiếp thành công nếu bạn không thực sự hiểu được những gì người khác đang nói. Tránh việc không để ý người khác nói gì, chỉ suy nghĩ về những gì bạn định nói tiếp theo, hoặc làm gián đoạn khi ai đó đang nói chuyện. Lắng nghe tích cực là một thói quen cần luyện tập. Nếu bạn muốn trở thành một người nghe tốt hơn, hãy ghi chú lại những biểu hiện mà mỗi lần bạn định rời bỏ khỏi cuộc nói chuyện. Bạn sẽ nhanh chóng huấn luyện bản thân suy nghĩ chậm lại và cân nhắc quan điểm của người khác trước tiên.

  1. Đặt những câu hỏi tích cực

Chúng ta thường hiểu sai những gì người khác đang nói bởi vì chúng ta cho rằng họ đang xem xét tình huống theo cùng một cách giống chúng ta. Một trong những cách dễ nhất để ngăn chặn giả định này là đặt nhiều câu hỏi hơn. Sử dụng từ để hỏi “như thế nào” luôn thích hợp hơn “tại sao”. Việc hỏi “tại sao” đặt người nói tập trung vào những lời giải thích còn hỏi “như thế nào” cho phép bạn có thể hiểu rõ hơn suy nghĩ của họ. Bằng cách chú ý đến cách bạn đặt câu hỏi tại nơi làm việc, bạn có thể tạo ra cuộc thảo luận cởi mở giữa bạn và những đồng nghiệp khác.

  1. Hãy chỉ hỏi những gì bạn cần

Đừng ngại hỏi điều gì đó khi bạn đang làm việc, đừng nói xin lỗi trước mỗi câu, và cố gắng không để bị động với những hành động hay suy nghĩ của bạn. Chúng ta thường có xu hướng hỏi nhiều về tất cả những vấn đề muốn biết từ người khác, nhưng để trở thành một người giao tiếp chuyên nghiệp, bạn cần phải nói rõ ràng những gì bạn cần, nếu điều bạn hỏi gây sự không thoải mái thì nhớ rằng khi bạn hỏi những gì bạn cần, bạn cho người khác thời gian để cân nhắc.

  1. Dành thời gian trình bày các vấn đề của bạn

Không ai sẽ hiểu bạn nếu bạn nói hàng trăm vấn đề một lúc. Bạn có thể nêu rõ thông điệp của mình tốt hơn nếu bạn chậm lại một chút. Trong khi bạn có hàng triệu việc cần làm, bạn cần rõ ràng về thông điệp của mình ngay trong lần trình bày đầu tiên để bạn không phải lãng phí nhiều thời gian để giải thích nó một lần nữa và sửa chữa bất kỳ sai lầm nào. Hãy dành thời gian để viết nó ra, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để hiểu và trình bày rõ thông điệp, điều này có thể tránh các thông tin không rõ ràng khi bạn làm việc.

  1. Thực sự hiểu đối tượng mà bạn nói chuyện

Mặc dù việc mọi người có cùng cách giao tiếp với bạn sẽ là một sự tuyệt vời nhưng trên thực tế không phải như vậy. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải tìm hiểu và thích ứng với các phong cách giao tiếp khác nhau để thông điệp bạn được đưa ra một cách hiệu quả trước đồng nghiệp và sếp của bạn. Hãy biết cách bạn sẽ giao tiếp với từng loại người để đạt hiệu quả tốt hơn.

  1. Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng

Một nhà lãnh đạo có thể dễ dàng yêu cầu thứ họ cần từ nhân viên của mình. Nhưng nhân viên của bạn sẽ tôn trọng bạn nhiều hơn nếu bạn cùng đưa họ vào trong cuộc trò chuyện và yêu cầu ý kiến của họ khi bạn thảo luận về một nhiệm vụ quan trọng hoặc tình hình công việc. Hãy chuẩn bị và đưa họ cùng tham gia vào cuộc đối thoại và không đòi hỏi những gì bạn muốn.

  1. Cân nhắc tới thói quen làm việc của người khác

Bạn có khả năng xử lý những tình huống xấu không có nghĩa là người khác cũng sẽ làm được như vậy. Nếu bạn là người giám sát, điều quan trọng là giữ cho nhân viên của bạn luôn cập nhật được những gì đang xảy ra trong công ty để họ không hoang mang bởi các tình huống tiêu cực và quyết định rời bỏ công ty tìm việc làm khác. Chia sẻ những rủi ro ngay khi nó xảy ra, nếu không làm như vậy, nó có thể được xem như một sự mập mờ. Bắt đầu cuộc đối thoại và đáp ứng sự thỏa hiệp của họ. Dù bạn có xử lý công việc theo một cách nào đó không có nghĩa là mọi người đều đồng ý làm như vậy.

  1. Học cách tập trung vào cuộc trò chuyện và không được phân tâm

Nếu bạn là một ông chủ, hãy tập trung vào cuộc trò chuyện đặc biệt quan trọng. Nhân viên của bạn sẽ nhận ra sự để tâm tiếp nhận vấn đề của bạn nếu họ cần trao đổi vấn đề hoặc thảo luận về một dự án trong tương lai. Hãy dành thời gian để lưu tâm và tập trung vào người đang đối thoại với bạn. Mọi người sẽ cảm thấy tràn đầy sinh lực và biết trân trọng vì sự tập trung chú ý của bạn hơn.

  1. Hãy chú ý đến cách truyền tải thông điệp của bạn

Nếu bạn la mắng hoặc đổ lỗi cho ai đó tại nơi làm việc thì những gì bạn nhận được sẽ không đi đến đâu. Có nhiều cách khác để giao tiếp trong một tình huống khó chịu hơn là chỉ ngón tay vào ai đó. Người đưa ra cách giải quyết không nên sử dụng một giọng điệu đổ lỗi hoặc làm xấu hổ vì nhân viên có thể sẽ bỏ việc khi cảm thấy như vậy.

  1. Hãy đi thẳng vào những gì bạn muốn nói khi viết lời nhắn

Đừng vòng vo, hãy giải thích lý do tại sao bạn viết thư đó và sau đó sẽ giải thích chi tiết thêm nếu cần. Đồng nghiệp của bạn nhận được hàng trăm email mỗi ngày và bạn có thể nhận được câu trả lời nhanh hơn nếu họ không cảm thấy căng thẳng với yêu cầu của bạn. Trong email và báo cáo của bạn, hãy nêu vấn đề chính của bạn ở gần phần đầu. Bằng cách đó, bạn cung cấp nội dung ngay lập tức và người đọc hiểu những gì bạn muốn nhận được, ví dụ: tôi viết thư để hỏi về thời gian để chúng ta gặp và thảo luận về vấn đề A. Nếu dòng đó xuất hiện ở cuối tin nhắn, người đọc sẽ phải mất công tìm xung quanh và nghĩ họ sẽ phải làm gì. Hãy nhớ rằng đặt thông điệp mà bạn muốn truyền tải cuối cùng lên đầu tiên.

  1. Để tên email của bạn trước khi bạn viết địa chỉ email của một người nhận

Bạn đã bao giờ vô tình gửi một email trước khi nó trong trạng thái sẵn sàng để gửi đi chưa? Nếu câu trả lời là có, thì đây là mẹo nhỏ mà bạn sẽ thích: viết địa chỉ email của bạn sau khi bạn đã kiểm tra lại email sau đó mới thêm tên email người nhận. Đối với các email quan trọng, trước tiên hãy viết dòng tiêu đề và nội dung của bạn rồi cuối cùng mới thêm địa chỉ email người nhận. Hãy cẩn thận và sửa đổi nội dung email trước khi bất cứ người nhận email nào phải lên tiếng.

  1. Hãy chú ý đến việc giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn

Khi nói đến giao tiếp phi ngôn ngữ, điều quan trọng là tập trung vào giao tiếp bằng mắt. Gật đầu cũng là một cách tốt để cho người khác biết bạn đang lắng nghe nếu bạn đồng ý hoặc hiểu họ đang nói gì, thể hiện sự diễn cảm bằng nét mặt của bạn. Mọi người không thích cảm giác như bạn không quan tâm vì vậy khi bạn tỏ ra hứng thú về một câu chuyện mà họ thích thú về nó sẽ tạo ra một sự kết nối sâu sắc hơn. Lần sau khi bạn giao tiếp với đồng nghiệp của bạn, cho dù đó là về công việc hay không, hãy thể hiện bạn quan tâm chú ý tới câu chuyện của họ, mặt bạn hướng về phía họ và bỏ điện thoại của bạn sang một bên. Điều này có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn và cải thiện mối quan hệ của bạn tốt hơn trong thời gian dài.

  1. Cố gắng không để cho những cảm xúc của bạn ảnh hưởng

Nếu bạn đã từng tìm việc làm, phỏng vấn và làm việc, bạn có thể chứng kiến một số sự giận dữ hoặc căm ghét giữa các đồng nghiệp hoặc ông chủ. Trong khi giận dữ, hãy nhớ điều quan trọng là gạt bỏ cảm xúc của bạn sang một bên khi bạn cố gắng giao tiếp một cách chuyên nghiệp, không ai thích nhận được phản hồi tiêu cực, nó có thể gây rối loạn sự tập trung của bạn và khiến bạn cảm thấy như sự tự tin của bạn đang giảm sút. Đôi khi, phản hồi tiêu cực có thể là một động lực bạn cần để thức tỉnh tiềm năng bản thân. Khi bạn nghe nó từ người sếp, nó có thể thúc đẩy bạn nhận ra hướng đi tiếp theo. Khi bạn nghe nó từ một đồng nghiệp trong khi bực bội có thể chỉ là những gì hai bạn cần vượt quan trước một vấn đề quan trọng. Phản hồi tiêu cực không phải là một dấu hiệu về sự đánh giá giá trị của bạn, nó có thể là một phản ứng đối với hành vi, trải nghiệm tại một thời điểm, vì vậy hãy đặt bản thân bạn vào tình huống đó để nhìn nhận vấn đề, khi bạn nhìn nhận một cách rõ ràng, nó sẽ giúp bạn hiểu rõ về bản thân hơn.

Có thể là rất khó khăn để giao tiếp tốt tại nơi làm việc khi bạn căng thẳng và có tâm trạng không tốt. Nhưng hãy nói lời tạm biệt với sự lo lắng về công việc và nhớ luôn vui vẻ khi bạn đang làm việc. Cố gắng không để cho cảm xúc của bạn cản đường.